Shkup, 27 maj 2025 (MIA) - Enti Shtetëror i Revizionit tregon se digjitalizimi i regjistrave të gjendjes civile ende nuk ka përfunduar, pavarësisht faktit se ka filluar më shumë se një dekadë më parë dhe në të janë investuar mbi 520 milionë denarë. Janë skanuar 52 për qind e të dhënave në regjistrin e amzës apo regjistrin e gjendjes civile dhe 49 për qind e të dhënave janë futur në regjistrin civil elektronik. Ky nivel zbatimi, siç u njoftua sot nga ESHR-ja, nuk mundëson thjeshtimin dhe përshpejtimin e shërbimeve për qytetarët, as nuk çon në përmirësim të cilësisë së të dhënave të përdorura nga institucionet kompetente në përputhje me kompetencat e tyre ligjore.

Sipas ESHR-së, mungesa e një strategjie të qartë, mekanizmave të kontrollit dhe burimeve njerëzore të kualifikuara pengon seriozisht përmirësimin e shërbimeve për qytetarët dhe rrit rrezikun e keqpërdorimit të të dhënave personale dhe humbjes së materialit arkivor me vlerë të përhershme.

Mungesa e analizave të hollësishme dhe një plani të qartë veprimi për digjitalizimin e regjistrit civil çoi në një rritje të kostove, nga 13.1 milionë denarë të planifikuar fillimisht në 157 milionë denarë. Pavarësisht kësaj rritjeje të shumëfishtë të kostove të parashikuara, procesi nuk ka përfunduar ende. Shpenzimet totale për furnizimin dhe mirëmbajtjen e regjistrit elektronik civil dhe digjitalizimin e regjistrit të amzës, nga viti 2012 deri më sot, arrijnë në 520,952 mijë denarë, ose afërsisht 8.5 milionë euro. Me qëllim përshpejtimin e procedurave për digjitalizimin e regjistrave të gjendjes civile, nga viti 2018 deri në vitin 2024, u lidhën 288 kontrata shërbimi me 216 persona për "futjen e të dhënave në regjistrin elektronik të gjendjes civile në një shkallë më të gjerë". U konstatua se shumica e personave të angazhuar nuk kryenin aktivitete që lidheshin me futjen e të dhënave në regjistrin elektronik civil, por ishin të angazhuar në kryerjen e detyrave të tjera të punës për të cilat ishin paguar mjete në vlerë prej 30.578 mijë denarësh”, citohet në raportin e Entit Shtetëror të Revizionit nga auditimi i sistemeve të informacionit si auditim i performancës me temën "Digjitalizimi i Regjistrit të Gjendjes Civile", me qëllim të përgjigjes së pyetjes: A do t'i thjeshtojë dhe përshpejtojë digjitalizimi i regjistrit të gjendjes civile edhe proceset në Drejtorinë e mbajtjes së regjistrave të gjendjes dhe shërbimet për qytetarët, dhe a do të përmirësohet cilësia e tyre?

Auditimi përcaktoi se Drejtoria nuk kishte siguruar kushte të përshtatshme për mbajtjen adekuate dhe ruajtjen e materialit arkivor me vlerë të përhershme dhe materialit dokumentar në mënyrë që ai të mos dëmtohej, zhdukej ose shkatërrohej.

Është vërtetuar se Drejtoria ende nuk ka kryer një regjistrim të regjistrave të gjednjes civil sipas lokalitetit. Disa nga regjistrat janë të dëmtuar dhe disa nga materialet arkivore me vlerë të qëndrueshme nuk mund të përdoren më për të verifikuar të dhënat e regjistruara. Mungesa e udhëzimeve për regjistrimin, mbajtjen dhe kryerjen e regjistrimit të popullsisë në Drejtori, nuk lejon regjistrimin e centralizuar të regjistrave të gjednjes civile dhe vendndodhjen e tyre, gjë që rrit rrezikun e dëmtimit ose humbjes së tyre.

“Mospërputhja e rregulloreve ligjore dhe nënligjore të miratuara në vitin 2016 në seksionin e formularëve çon në dhënien e certifikatave të lindjes me të dhëna të paplota dhe formularë të paunifikuar për të gjithë qytetarët. Auditimi në këtë Drejtori, konstatoi gjithashtu mungesë të burimeve njerëzore të IT-së, me përvojë dhe të kualifikuar, gjë që rrit rrezikun për sigurinë e sistemit të saj të informacionit. Menaxhimi i parakohshëm dhe i padokumentuar i përdoruesve dhe privilegjeve të tyre krijon mundësi për qasje të paautorizuar në të dhënat personale të qytetarëve dhe aktivitete korruptive, paralajmëron ESHR-ja.

Auditouesit arritën në përfundimin se Drejtorisë i mungojnë më shumë se 55 burime njerëzore me përvojë dhe të kualifikuara dhe se niveli i reduktuar i mbikëqyrjes dhe kontrollit të vendeve të punës të ndjeshme, citohet në raport, rrit më tej rrezikun e gabimeve në operacione.

“Mungon monitorimi dhe analiza e regjistrave të qasjen në sistem, si dhe mbikëqyrja mbi zbatimin e politikave dhe procedurave për qasjen në ambientet e Drejtorisë. Kjo u jep mundësinë punonjësve të gjendjes civile të hyjnë në ambientet e Drejtorisë dhe në regjistrin elektronik të gjendjes civile jashtë orarit të caktuar të punës, gjatë fundjavave dhe festave. Konkretisht, është përcaktuar se disa punonjës bëjnë shënime dhe ndryshime në regjistrin elektronik të gjendjes civile para orës 6:30 të mëngjesit dhe pas orës 22:00, pa mbikëqyrjen e duhur. Gjithashtu, disa zyra lokale shtypin dhe lëshojnë ekstrakte nga regjistrat e gjendjes civile gjatë fundjavave dhe festive”, citohet në njoftimin e ESHR-së.

Siç shpjegojnë ata, digjitalizimi i të dhënave të regjistrit civil përmes ekstrakteve elektronike lehtëson ndjeshëm qasjen në shërbimet administrative, duke mundësuar lëshimin e dokumenteve përmes portalit të Administratës. Për këtë, qytetarët duhet të jenë të regjistruar në portalin kombëtar të shërbimeve elektronike ose në portalin e Administratës. Analiza e të dhënave tregon se 92 për qind e deklaratave elektronike lëshohen në Shkup, ndërsa në qytete më të mëdha si Prilepi, Manastiri, Ohri dhe Tetova numri i deklaratave të lëshuara është dukshëm më i ulët. Në zonat më të vogla dhe ato rurale, siç janë Gjevgjelia, Dellçeva dhe Pehçeva, përdorimi i shërbimeve elektronike është pothuajse i papërfillshëm. Kjo, thekson ESHR-ja, tregon nevojën për mbështetje dhe zhvillim të shtuar të shërbimeve digjitale, me qëllim sigurimin e aksesit të barabartë për të gjithë qytetarët.

Nga ana tjetër, auditimi tregoi se në Drejtori janë ndarë 61 certifikata për nënshkrim elektronik, të cilat janë shpërndarë midis punonjësve të gjendjes civile nga të gjitha departamentet dhe zyrat rajonale. Duke analizuar të dhënat, audituesit arritën në përfundimin se pothuajse i gjithë numri i certifikatave elektronike është nënshkruar vetëm nga tre persona nga zyra rajonale e Shkupit, ndërsa 13 regjistrues nuk përdorën fare nënshkrim elektronik.

“Në departamentin rajonal të Shkupit, ku është numri më i madh i certifikatave  të lëshuara, nuk përdoret sistemi "merr një numër", qytetarët presin në radhë për të paraqitur kërkesa dhe për të tërhequr dokumente të përfunduara, gjë që krijon rrezik për sjellje korruptive nga qytetarët dhe punonjësit e Drejtorisë. Për të kapërcyer situatat e identifikuara, janë dhënë rekomandime që institucionet kompetente të ndërmarrin masa dhe aktivitete për të ofruar shërbime më efikase, më cilësore dhe lehtësisht më të aksesueshme për qytetarët, përmes digjitalizimit të plotë dhe funksional të regjistrave të gjendjes civile dhe proceseve përkatëse, të cilat do të kontribuojnë në një administratë publike moderne dhe të qëndrueshme, të fokusuar në nevojat e qytetarëve”, njofton Enti Shtetëror i Revizionit (ESHR).

Foto: ESHR